平成27年10月よりマイナンバー制度が始まります

平成27年10月よりマイナンバー制度が始まります

今年の10月以降、住民票を有する全ての方にﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ（12桁の個人番号）を記載した通知カード（横長封筒入り）が簡易書留で送られます。
ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ（個人番号）は国外に滞在し、住民票のない方には付番されませんが、外国籍の方でも、住民票のある方は付番されます。
ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ（個人番号）は、社会保障や税、災害対策の行政手続きに必要となります。

※通知カード下部の紫色で囲った部分を使用して、「個人番号カード」の申請をすることができます。「個人番号カード」は写真付きのプラスチック製カードで、公的な身分証明書になります。

◇企業は制度導入にあたり、以下の対応が必要になります。

①社内規定の策定
特定個人情報の適正かつ具体的な取扱いにおいて、政府が出すマイナンバーガイドライン安全管理措置に基づき、「基本方針の策定」及び「取扱い規定の策定」といった社内規定の作成が必要になります。
従業員100人以上の事業所は「基本方針の策定」が義務付けられています。

②ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ（個人番号）の収集
従業員や外部取引先等の収集対象者の整理し、番号の提出を依頼します。
依頼する際には、番号の利用目的を特定して明示し、提出方法等についても説明する必要があります。
また、受け取った通知カードの重要性について説明し、保管には気を付けることを補足しておくべきです。
従業員や扶養家族の番号は、11月頃に回収する扶養控除等申告書を利用して収集するとよいです。

③本人確認
個人番号カード取得後は、カードに写真が載っているため本人確認は不要ですが、カードの発行は平成28年1月以降であり、年内は本人確認が必要になります。
その番号が本当に本人のものかどうか、番号確認の書類と身元確認の書類の提示をしてもらいます。
例えば、番号通知カードと運転免許証、あるいはパスポート。顔写真のない健康保険証や年金手帳等の場合は、2つ必要になります。
また、番号通知カードを紛失したときは住民票の写しでも代用することができます。
なお、従業員扶養家族については、従業員自身が本人確認をするため、企業側の確認は不要です。

④個人番号の保管
集めた番号は「特定個人情報」であり、安全に保管する必要があります。番号の安全管理措置は以下になります。
・組織的安全措置
管理責任者を配置し、適切な番号の運用確認のためシステムログを記録したりする。
・人的安全管理措
　ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ取扱者の教育・監督
・物理的安全措置
方法については別段の決まりはなく、保管場所に壁や間仕切りの設置など、情報漏れがないように物理的に安全確保を図る。
・技術的安全管理措置
　ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ取扱者の限定、インターネットのIDやパスワードﾞの設定、ウイルス対策ソフトの導入等、個人番号を故意に漏らした場合は懲役刑に課されることもあります。

⑤個人番号を記載する書類の提出例
・雇用保険関係　平成28年1月1日提出分から
・健康保険厚生年金保険　　平成29年1月1日提出分から
・源泉徴収票等の法定調書

⑥個人番号の廃棄
個人番号の保管が必要で無くなったときは、速やかに廃棄する必要があります。
書類は焼却、溶解等により復元不可能な方法で廃棄し、機器及び電子媒体の廃棄は、廃棄した記録を保存します。

◇ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ利用で注意すべき点」
「利用目的を超えた個人番号の利用は禁止」
個人番号は、番号法があらかじめ定めた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上で、利用することが原則です。
利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じたときは、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更し、本人に通知する必要があります。
企業が個人番号を利用できる主とした範囲は、社会保障や税の手続きに要する場合です。